Die ultimative Vorlage zur Programmplanung für ein Offsite-Event

Wenn es Ihnen so geht wie uns bei TravelPerk, dann schätzen Sie ein gelungenes jährliches Offsite-Event. Diese Betriebs- oder Teamausflüge sind schliesslich eine gute Gelegenheit, mit den Teammitgliedern ausserhalb der Arbeit zusammenzukommen, Ziele auszurichten und natürlich wertvolle und lustige Erinnerungen zu sammeln (beispielsweise wie einer Ihrer Kollegen vollständig bekleidet in den Pool springt. Ja, das ist bei uns schon passiert.)

Wenn Sie „Team-Events“ googeln, stossen Sie in der Regel auf Fotos, auf denen Kolleg:innen um ein Lagerfeuer versammelt sitzen. Im Hintergrund ist meist ein See oder anderes Gewässer zu sehen. Oder aber vielleicht wurden die Teilnehmenden dabei abgelichtet, wie sie Kinderspiele spielen und dabei strahlen, als wären sie noch sieben Jahre alt. Selbstverständlich spielen die Location, Teambuilding-Aktivitäten, die Unterkunft und Verpflegung eine enorm wichtige Rolle. Aber die sorgfältige Planung entscheidet letztlich, ob das Offsite-Event zum Erfolg wird. Stellen Sie sich das Ganze wie Ihren Lieblingskuchen vor. Es reicht schliesslich nicht aus, alle Zutaten zu haben. Sie müssen sie auf die richtige Weise und in der richtigen Reihenfolge zusammenmischen, damit am Ende ein herrlich fluffiger Kuchen herauskommt.

Deswegen möchten wir Ihnen unser Geheimrezept für ein gelungenes Team-Offsite-Event an die Hand geben. Die Programmplanung entscheidet darüber, ob das Event zum Erfolg wird oder nicht. Also legen Sie los.

Die Vorarbeit

Bevor Sie die Einzelheiten Ihres Offsite-Events planen können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über das grosse Ganze verschaffen. Stellen Sie sich diese Fragen, bevor Sie Ihr Event planen:

1. Wie lange sollte das Event dauern?
   Wir empfehlen in der Regel zwei Tage mit einer Übernachtung. Kürzere Events sind eher Teambuilding-Aktivitäten statt ein Team- bzw. Betriebsausflug. Längere Events nehmen zu viel private Zeit der Teilnehmenden in Anspruch. Zwei Tage sind unserer Meinung nach die goldene Mitte.
   
2. Wann soll das Offsite-Event stattfinden?
   Dabei geht es nicht nur um die richtige Zeit im Jahr, sondern auch die richtigen Tage in der Woche. Unser Hauptsitz befindet sich in Barcelona. Wir nutzen das Meer und die Sonne daher gern zu unserem Vorteil. Deswegen finden unsere Team-Offsite-Events meistens im September und Oktober statt. Also nach der Urlaubssaison, wenn die Mitarbeitenden sich erholt haben, aber auch noch weit entfernt von der Weihnachtszeit. Ausserdem empfehlen wir, das Event von Donnerstag bis Freitag zu organisieren. Gegen Wochenende sind Mitarbeitende in der Regel am besten gelaunt, während niemand gern sein Wochenende opfert.
   
3. Wohin soll es bei Ihrem Offsite-Event gehen?
   Ihr Ziel sollte nicht zu nah zum bzw. zu weit vom Treffpunkt entfernt liegen. Die Teilnehmenden freuen sich auf eine kleine Auszeit, wollen aber sicher nicht das Gefühl bekommen, dass sie nach Timbuktu verschifft werden.
   
4. Welche Art von Offsite-Event schwebt Ihnen vor?
   Sie müssen entscheiden, ob dies in erster Linie ein Teambuilding-Event sein soll oder ob es bei dem Event um Strategisches geht. „Sowohl als auch“ ist natürlich auch eine Antwort. Planen Sie doch ein Kickoff-Meeting, in dem Sie die Ziele und Strategien für das kommende Jahr besprechen, gefolgt von einigen unterhaltsamen Teambuilding-Aktivitäten.
   
5. Wie sieht Ihr Budget aus?
   Behalten Sie Ihr Budget im Auge. Es ist einfach, sowohl zu viel als auch zu wenig auszugeben. Beides kann der Grund für das Scheitern Ihres Offsite-Events sein. Überlegen Sie sich, was Sie mit dem zur Verfügung stehenden Geld erreichen können. Lassen Sie Ihrer Kreativität dabei freien Lauf.
   
6. Wer nimmt teil?
   Auf den ersten Blick mag dies nach einer doofen Frage klingen. Vermutlich ja das gesamte Team. Aber eigentlich ist diese Frage nicht so einfach zu beantworten. Denn Sie müssen die verschiedenen Umstände Ihrer Teammitglieder in Erwägung ziehen und sich auch überlegen, ob Sie externe Mitarbeitende einbeziehen. Und was ist mit Mitarbeitenden, die in mehreren Teams aktiv sind? Was ist mit Teammitgliedern, die an verschiedenen Standorten arbeiten? Sie müssen sich im Vorfeld die Parameter für Ihr Offsite-Event überlegen und dementsprechend entscheiden.

Unsere Vorlage zur Programmplanung für ein Team-Event

Vor der Abreise

• Richten Sie einen Slack-Kanal für das Team ein, in dem alle Fragen zum anstehenden Offsite-Event stellen können. Es wird sicher viele Fragen geben, insbesondere bei mehrtägigen Events.
  
• Bestimmen Sie die Redner:innen. Bei einem Offsite-Teammeeting geht es meist darum, dass sich die einzelnen Teams vorstellen und den anderen erklären, was sie machen, damit sich alle näher kennenlernen. Deswegen sollten Sie im Vorfeld jeweils ein Teammitglied auswählen, das den anderen mehr über die Arbeit ihres Teams erzählt.
  
• Bestimmen Sie eine Person, die sich Notizen macht. Es ist immer nützlich, wenn es eine Person gibt, die ein Protokoll für das ganze Team führt, sei es auf elektronische oder herkömmliche Weise mit Stift und Papier. Diese Protokolle erweisen sich nachher als sehr nützlich, wenn sich die Teammitglieder wieder ihrer Arbeit widmen und einen Aktionsplan aufstellen müssen.

Tag 1

Donnerstagmorgen

• Die Teilnehmenden sollten sich morgens an einem bestimmten Treffpunkt treffen (aber nicht zu früh. Sie wollen ja schliesslich keine müden Gesichter auf Ihren Fotos). An dem Treffpunkt werden die Teilnehmenden dann abgeholt. Planen Sie 15 Minuten Spielraum ein, bevor es losgeht.
  
• Wenn Sie ankommen, planen Sie Zeit für Kaffee und Snacks ein. Geben Sie den Teilnehmenden etwas Zeit, um einzuchecken und es sich in ihren Zimmern gemütlich zu machen. Kaffee und Snacks dürfen natürlich nicht fehlen, damit sich alle willkommen fühlen. Dazu gehören natürlich auch Gebäck und Kekse (aber nur die leckeren mit Schokolade).

Donnerstagvormittag bis -nachmittag

• Bitten Sie alle Teilnehmenden zusammenzukommen. Ein Konferenzraum ist der perfekte Ort für die anstehende Session. Achten Sie darauf, dass alle einen Sitzplatz finden und stellen Sie Notizblöcke, Stifte und Wasserflaschen bereit.
  
• Beginnen Sie, indem Sie zunächst das Programm vorstellen. Alle Teilnehmenden sollen wissen, was sie in den nächsten zwei Tagen erwartet. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen.
  
• Einige Icebreaker-Aktivitäten eignen sich als hervorragender Einstieg. Nutzen Sie Apps wie Kahoot, um ein unterhaltsames Quiz zu erstellen, mit dem Sie den Ball ins Rollen bringen. Fragen zu anderen Teammitgliedern oder zum Unternehmen sind eine lustige Möglichkeit, das Eis zu brechen. Spiele wie Zwei Wahrheiten und eine Lüge, das Erraten von Babyfotos und ein Wettbewerb für den schlechtesten Witz sind ebenfalls gute Alternativen.
  
• Danach folgen die Spotlight-Präsentationen. Dabei bekommt jedes Team etwas Zeit, um sich vorzustellen: Woran hat es in letzter Zeit gearbeitet? Welche Projekte stehen gerade oder in Zukunft an? Sie könnten auch wichtige Pläne oder Kennzahlen erläutern. Etwa 30 Minuten pro Team sind ausreichend. Beginnen Sie mit zwei bis drei Präsentationen.

Donnerstagnachmittag

• Zeit für eine Mittagspause. Bombardieren Sie die Teilnehmenden keinesfalls mit einer Präsentation nach der anderen. Nach etwa zweieinhalb bis drei Stunden sollte es eine Mittagspause geben, in der sich die Teilnehmenden erholen und austauschen können.
  
• Danach gehen die Spotlight-Präsentationen weiter. Am besten zwei bis drei. Geben Sie jedem Team genug Zeit für die geplante Präsentation und räumen Sie nach jeder Session ein paar Minuten Zeit für Fragen ein.
  
• Führen Sie eine kreative Gruppenübung durch. Teilen Sie die Teilnehmenden in kleinere Gruppen mit fünf oder sechs Mitgliedern auf und geben Sie ihnen eine spannende Aufgabe oder Herausforderung. Dabei kann es sich beispielsweise um ein simples Brainstorming zum anstehenden Projekt oder eine umfangreiche Planung für eine fiktive Situation handeln. Ziel hierbei ist, dass die Teilnehmenden mit anderen zusammenarbeiten, mit denen sie normalerweise nicht so viel zu tun haben. Stellen Sie sie vor ein Problem oder eine Herausforderung, damit sie sich kreative Lösungen überlegen müssen. Dies fördert die Zusammenarbeit und ihre Problemlösefähigkeiten.
  
• Bringen Sie die heutige Session zum Abschluss. Beenden Sie diese mit einer kurzen Zusammenfassung. Und geben Sie einen Vorgeschmack auf das Programm für den Abend und den morgigen Tag.

Donnerstagabend

• Die Teilnehmenden haben Zeit für sich. Nach dem anstrengenden Tag haben sie sich eine Pause verdient. Sie können zurück auf ihre Zimmer gehen, sich frisch machen, sich ausruhen oder ihre Familie anrufen. Sie werden überrascht sein, wie viele sich letztlich dafür entscheiden, gemeinsam etwas zu machen.
  
• Zeit für das Abendessen. Die Verpflegung darf nicht vergessen werden! Mit einem unterhaltsamen Abendessen lassen Sie den ersten Tag ausklingen – genau das Richtige nach all den Workshops und Teambuilding-Aktivitäten. Das Abendessen ist auch eine gute Gelegenheit für die Vorgesetzten, in einem lockeren Rahmen ein paar Worte zu sagen und die Teilnehmenden wirklich für das zu motivieren, was noch kommt.
  
• Party-Time. Wollen wir ehrlich sein. Die Teilnehmenden wollen Spass haben. Das ist schliesslich das Highlight bei einem Team- oder Betriebsausflug. Hier werden Freundschaften geknüpft und Erinnerungen gesammelt. Niemand spricht über Kennzahlen, plant Meetings oder optimiert Workflows.

Tag 2

Freitagmorgen

• Starten Sie gut (aber nicht zu früh) in den Tag – mit einem ausgiebigen Frühstück. Denn die Teilnehmenden müssen sich schliesslich von der Party erholen. Setzen Sie das Frühstück für 9 bzw. 10 Uhr an.
  
• Machen Sie eine lustige Teambuilding-Aktivität. Überlegen Sie sich etwas Neues und Interessantes. Das könnte zum Beispiel eine Schnitzeljagd im Wald sein. Oder Eier vom Dach des Hotels fallen zu lassen, ohne dass sie zerbrechen. Der gordische Knoten ist auch immer eine gute Wahl. Wofür auch immer Sie sich entscheiden, Bewegung, strategisches Denken und Kreativität sollten im Mittelpunkt stehen.
  
• Geben Sie den Teilnehmenden Zeit, ihre Sachen zu packen. Bieten Sie auch ein optionales Mittagessen an. Jeder sollte die Möglichkeit bekommen, das Offsite-Event auf seine Weise zu beenden. Manche möchten ihre Sachen packen und mit ihren Teammitgliedern zu Mittag essen. Andere hingegen möchten sich noch weiter amüsieren oder spazieren gehen. Überlassen Sie es den Teilnehmenden, wie sie das Event ausklingen lassen möchten.
  
• Zeit für die Heimreise. Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmenden wissen, wann es nach Hause geht. Planen Sie wieder 10 bis 15 Minuten Zeit ein und vergewissern Sie sich, dass niemand etwas vergessen hat. So geht das Event ganz ohne Stress zu Ende.

Nach dem Event

Nach dem Event können Sie einiges unternehmen, um sich vergewissern, dass die Teilnehmenden bestmöglich von dem Event profitiert haben:

• Versenden Sie eine E-Mail und bitten Sie um Feedback zum Event. Die E-Mail sollte einen Link zu einer kurzen Umfrage enthalten, aus der Sie erfahren, was gut gelaufen ist und was Sie das nächste Mal besser machen können.
  
• Teilen Sie die Notizen der Spotlight-Präsentationen mit dem gesamten Team. Diese werden sich noch als sehr nützlich erweisen, wenn es darum geht, Pläne für das kommende Quartal zu machen.
  
• Geben Sie allen Zugriff auf einen Foto-Ordner. Fotos vom Event werden stets für ein Lächeln sorgen.
  
• Prüfen Sie Ihr Budget. Behalten Sie alle Belege und Rechnungen auf und übergeben Sie sie ans Finanzteam und machen Sie sich Kopien, die Sie für künftige Events als Orientierung nutzen können.
  
• Get ready for your next event!