Geschäftsreisen können – wenn sie unzureichend organisiert sind – einen beträchtlichen Teil des Budgets eines Unternehmens einnehmen. Auch wenn viele Unternehmen mittlerweile mit Remote-Lösungen arbeiten, ist es oft nötig, dass Teammitglieder für Meetings oder Konferenzen ins Ausland reisen. In diesem Guide erfahren Sie, wie Sie mit den richtigen Tools von Rabatten für Geschäftsreisen profitieren und so Ihre Mitarbeitenden preisgünstiger an ihre Reiseziele bringen.
Tarife für Geschäftsreisen
Zunächst ist es wichtig zu wissen, dass viele Reiseanbieter wie Hotels, Autovermietungen und Fluggesellschaften bestrebt sind, langfristige Beziehungen mit Unternehmen einzugehen. Sie sind sich bewusst, dass Geschäftsreisen einen grossen Teil der Buchungen ausmachen und sich langjährige Beziehungen positiv auszahlen.
Unternehmenstarife sind Sondertarife, die Geschäftskunden von Reisedienstleistern angeboten werden. Diese Tarife sind entweder fix oder können individuell ausgehandelt werden.
Wenn Sie Ihr Unternehmen bei einem Rabattprogramm für Geschäftsreisen anmelden, profitieren Sie z. B. von folgenden Vorteilen:
- Kostenersparnis: Durch die Nutzung von Unternehmenstarifen kann Ihr Unternehmen viel Geld sparen, das dann wiederum an anderer Stelle eingesetzt werden kann. Bei guten Programmen haben Sie auch die Möglichkeit, Ihre Ausgaben zu überwachen.
- Komfort: Rabattprogramme für Geschäftsreisen können Ihnen die Organisation und Planung Ihrer Reisen erheblich erleichtern, besonders wenn Sie Tools anwenden, welche die Buchung und Überwachung vereinfachen.
- Kontrolle: Programme für Dienstreisen bieten mehr als nur Kostenersparnis. Sie geben Ihnen mehr Kontrolle und Transparenz über Ihre Ausgaben und helfen so dabei, Ihre Reiserichtlinien einzuhalten.
- Vergünstigungen für Ihre Mitarbeitenden: Auch wenn Ihre Mitarbeiter:innen privat reisen, profitieren sie mitunter von denselben Vergünstigungen und Vorteilen wie auf Dienstreise.
Wenn Ihr Unternehmen Rabatte für Geschäftsreisen nutzt, spart das nicht nur Kosten ein, sondern stärkt auch die Vertragsbeziehungen für zukünftige Reisevereinbarungen. Darüber hinaus fördert dieses Vorgehen eine effizientere Budgetverwaltung und ermöglicht ein flexibles und wirtschaftliches Reisemanagement.
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Effiziente Sparstrategien für Geschäftsreisen: Diese Rabatte gibt es
Durch geschickte Planung und die Nutzung von Rabatten können Unternehmen ihre Reisekosten deutlich senken. Diese Sparansätze reduzieren nicht nur Ausgaben, sondern steigern auch die Effizienz der Reisen. In diesem Abschnitt zeigen wir Ihnen, an welchen Stellen Ihres Reisemanagements Sie Kosten reduzieren können.
Mietwagenangebote für Firmenkunden
Mietwagenfirmen bieten häufig spezielle Tarife für Geschäftskunden an, besonders bei Vielfahrer:innen. Von solchen Bonusprogrammen profitieren oft beide Seiten: Autovermietungen sichern sich langfristige Kundenbeziehungen, während Unternehmen durch Rabatte ihre Einsparungen steigern.
Diese Angebote sind oft massgeschneidert, um den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zu entsprechen. Dabei werden unterschiedliche Servicepakete inklusive einer Vielfalt an Mietwagenmodellen und Ausstattungen angeboten.
Die Buchung von Mietwagen birgt grosses Einsparpotenzial – aber wie finden Sie die besten Bonusprogramme und den idealen Anbieter für die Bedürfnisse des Unternehmens? Unser Guide-Beitrag zu Mietwagenangeboten gibt Ihnen 5 praktische Tipps, um Mietfahrzeuge für Ihr Unternehmen möglichst kosteneffizient zu buchen.
Hoteltarife für Firmenkunden
Die Kosten für die Unterbringung sind oft ein grosser Bestandteil bei Geschäftsreisen. Deshalb bieten Hotels oft spezielle Tarife und Nachlässe für Geschäftskunden an. Das bietet den Vorteil, dass Hotels einerseits langfristig Kunden binden und die Unternehmen von den Preisvorteilen profitieren.
Ob diese Angebote das ganze Jahr gelten oder nur für spezielle Buchungen, hängt von den Vereinbarungen zwischen Hotel und Unternehmen ab. Auch die Höhe des Preisnachlasses ist individuell – oft starten Rabatte bei 10 %, aber Sie können durch geschickte Verhandlung weitaus höhere Einsparungen erzielen. Wie Sie dabei vorgehen und welche weiteren Strategien es gibt, um bei der Unterbringung zu sparen, erfahren Sie in unserem Guide zu Hoteltarifen für Unternehmen.
Günstige Flüge für Unternehmen
Die Ausgaben für Geschäftsflüge, besonders auf Langstrecken, können einen erheblichen Teil Ihres Reisebudgets ausmachen. Doch es gibt zahlreiche Wege, wie Sie Kosten bei der Buchung von Flügen für Dienstreisen reduzieren und Ihr Team günstiger an seinen Zielort bringen können. Eine wichtige Voraussetzung: Flexibilität in der Reiseplanung. Denn damit können Sie auf unterschiedliche Flugoptionen zugreifen und die Vor- und Nachteile der einzelnen Möglichkeiten miteinander vergleichen.
Nutzen Sie Angebote wie Gruppentarife und massgeschneiderte Flugpakete für Geschäftsreisende. Auch die richtige Reiseplattform, geeignete Firmenkreditkarten und praktische Buchungstools schonen das Unternehmensbudget. Unser Guide zu günstigen Flügen für Geschäftsreisen zeigt Ihnen, wie Sie Flüge kosteneffizient buchen können und welche weiteren Spartipps es für Ihr Unternehmen vor und während des Fluges gibt.
8 Tipps, wie Sie als Kleinunternehmen Rabatte für Geschäftsreisen nutzen
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Zunächst kamen nur grosse Unternehmen in den Genuss von Programmen für Geschäftsreisen, da sich Reiseanbieter auf Unternehmen mit riesigen Budgets und grosser Kaufkraft konzentrierten. Dies hat sich glücklicherweise geändert und es gibt mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, wie auch kleine Unternehmen Reiserabatte für Geschäftsreisen nutzen können.
Im Folgenden haben wir für Sie 8 Tipps zusammengestellt, mit denen Sie als Kleinunternehmen Ihre Chance auf Rabatte für Geschäftsreisen erhöhen:
1. Recherchieren Sie
Ein grundlegender Punkt, der besonders effektiv ist: Planen Sie genügend Zeit für die Recherche ein undvergleichen Sie Preise für alle Facetten der Geschäftsreise – vom Flug über den Mietwagen bis hin zur Unterkunft. Oft ergeben sich dabei erhebliche Preisunterschiede bei den verschiedenen Anbietern. Darüber hinaus ist es ratsam, nach flexiblen Buchungsoptionen zu suchen, um auf unvorhersehbare Änderungen reagieren zu können. Kundenbewertungen helfen zudem, die Qualität der Dienstleistungen sicherzustellen.
2. Verhandeln Sie
Nicht alle Anbieter werben offen für ihre Geschäftsreise-Rabatte. Scheuen Sie sich nicht, nach vergünstigten Tarifen zu fragen. Wenn Sie kein oder ein höheres Angebot als erwartet erhalten, versuchen Sie zu verhandeln. Oft sind Anbieter bereit, individuelle Angebote zu erstellen, besonders wenn sie dadurch eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen können. Dabei kann es hilfreich sein, auf mögliche zukünftige Reisen hinzuweisen, um Ihre Verhandlungsposition zu stärken.
3. Verwenden Sie Firmenkreditkarten
Viele Banken und Kreditkartenanbieter haben Produkte im Sortiment, die auch als Kreditkarten für Geschäftsreisen beworben werden und zahlreiche Vorteile für Geschäftsreisende umfassen. Wenn Sie sich für eine Kreditkarte für Geschäftsreisen registrieren und diese verwenden, erwarten Sie mit grosser Wahrscheinlichkeit einige Vorteile:
- Günstigere Preise bei der Buchung von Flügen, Hotels, Transport und mehr
- Ein punktebasiertes Treueprogramm für bestimmte Services
- Zugang zu VIP- oder Business-Lounges an Flughäfen
- Gelegentlich kostenlose Hotelaufenthalte
Beachten Sie jedoch, dass Ihr Kreditkartenanbieter manchmal eine jährliche Gebühr verrechnet – diese gleicht sich ggf. durch das gesparte Geld aber schnell wieder aus.
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4. Melden Sie sich für Treue- und Bonusprogramme an
Wenn Sie häufig bei der gleichen Fluggesellschaft, Hotelkette oder Autovermietung buchen, sollten Sie überprüfen, ob diese Treueprogramme bieten. Dadurch werden die Prämien und Rabatte umso besser, je häufiger Sie ihre Dienste nutzen.
Wenn Sie sich zu Treueprogrammen anmelden, profitieren Sie z. B. von folgenden Vorteilen:
- Vergünstigte Upgrades bei Flügen
- Mehr aufzugebendes Gepäck
- Späterer Check-out aus dem Hotelzimmer und zusätzliche Annehmlichkeiten
- Kostenlose Zustellung Ihres Mietwagens zum Flughafen
- Zusätzliche kostenlose Tage für Ihr Mietfahrzeug
Auch wenn Sie bei einem oder mehreren Treueprogrammen angemeldet sind, sollten Sie dennoch vor der Buchung Preise vergleichen. Die Preise der Mitbewerber können manchmal sogar noch günstiger sein.
5. Reisen Sie an speziellen Wochentagen
Reisen von Montag bis Donnerstag sind im Normalfall günstiger, da an diesen Tagen weniger Leute zu Privatzwecken unterwegs sind. Daher haben die Hotels mehr freie Zimmer und die Fluglinien mehr freie Sitze, die es aufzufüllen gilt. Das führt oft zu attraktiveren Preisen und Angeboten, da sowohl Hotels als auch Fluggesellschaften anstreben, ihre Kapazitäten auszulasten.
6. Kontrollieren Sie die Budgetierung
Legen Sie tägliche Spesenbudgets für Faktoren wie Essen und Transportmittel auf Reisen fest, um die Reisekosten für Ihr Unternehmen im Griff zu halten. Tipp: Es gibt verschiedenste Tools, mithilfe derer Sie die Kosten aufzeichnen und einen Überblick über die Ausgaben behalten können.
7. Nutzen Sie ein komplettes Reisemanagement-Paket
TravelPerk bietet eine umfassende Reisemanagement-Lösung, mit der Sie Geschäftsreisen von Anfang bis Ende planen, buchen und verwalten können. Das bedeutet, dass Sie Flüge, Unterkünfte, Züge und Mietautos auf einer einzigen Plattform buchen können.
Mit der Reisemanagement-Software von TravelPerk haben Sie auch Zugriff auf Funktionen wie Reiserichtlinien, Einzel- und Teamrechnungen, diverse Tool-Integrationen und Spesenabrechnungen.
8. Nutzen Sie die Mehrwertsteuerrückerstattung
TravelPerk bietet auch einen Service zur Mehrwertsteuerrückerstattung an, mit dem Ihr Unternehmen ganz einfach die Mehrwertsteuer für Flüge, Hotels, Mietwagen und Zugfahrten zurückfordern kann. So erreichen Sie Einsparungen von bis zu 25 % der Reisekosten für Geschäftsreisen.