Leitfaden herunterladen Corporate Rate im Hotel – 7 Tipps für die besten Hoteltarife
Übernachtungskosten machen normalerweise einen erheblichen Teil der Ausgaben für Geschäftsreisen aus. Sparen können Sie, indem Sie vergünstigte Zimmerangebote zum Unternehmenstarif nutzen. Denn wie andere Reiseanbieter bieten auch Hotels Corporate Rates für ihre Firmenkunden an. Diese Rabatte beginnen normalerweise bei 10 %, aber mit etwas Verhandlungsgeschick können Sie oft sogar ein besseres Angebot erzielen.
Es liegt im Interesse eines Hotels, Geschäftsreisenden attraktive Preise zu bieten – diese bleiben im Gegenzug dem Hotel treu und generieren ein hohes Umsatzvolumen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die besten Firmenraten mit Hotels aushandeln und wie TravelPerk Sie dabei unterstützen kann.
Was ist eine Corporate Rate?
Corporate Rate, auf Deutsch „Unternehmenstarif“, wird auch „Firmenrate“ genannt und bezeichnet einen vergünstigten Zimmerpreis, den Firmen mit Hotels aushandeln. Gleichzeitig verpflichtet sich die Firma dazu, ein bestimmtes Buchungsvolumen zu erfüllen. Je grösser das Buchungsvolumen, desto höher der Rabatt. Die Hotelkooperation mit vergünstigten Zimmerangeboten kommt vor allem Unternehmen zugute, in denen viele Geschäftsreisen stattfinden. Zusätzlich zum vergünstigten Zimmerpreis bieten einige Hotels Extraleistungen wie einen MICE-Rabatt an – damit können Firmen z. B. auch von günstigen Eventangeboten profitieren.
Hotelpreise werden in der Regel im Voraus zwischen dem Hotel bzw. der Hotelgruppe und dem Unternehmen verhandelt. Sobald ein Sondertarif für Ihr Unternehmen festgelegt wurde, geniessen Sie die Vorteile in der Regel über einen Unternehmenscode. Wenn Sie dann Ihre Unterkunft über die Website des Hotels oder eine kooperierende Hotelbuchungsplattform buchen, geben Sie den Code beim Buchungsvorgang ins Gutschein- oder Rabattfeld ein. Beim Check-in werden Geschäftsreisende möglicherweise aufgefordert, sich durch eine Unternehmenskarte oder auf sonstige Weise auszuweisen. So bestätigen sie, dass sie Anspruch auf die Firmenrate in diesem Hotel haben.
Corporate Rates können entweder das ganze Jahr über gelten oder nur für Buchungen an bestimmten Wochentagen oder in der Nebensaison angewendet werden. In manchen Fällen können Ihre Mitarbeiter:innen die Firmenrate auch bei ihren Privatreisen geniessen.
Durch diese ausgehandelten Tarife sparen Sie nicht nur Geld bei Geschäftsreisen, sondern haben auch Ihre Ausgaben im Blick und halten die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens ein. Sehr oft werden im Rahmen von Firmenraten auch zusätzliche Vorteile wie flexible Stornierungen und Treueprogramme vereinbart, die gegen kostenlose Übernachtungen oder Upgrades eingelöst werden können.
Profitieren Sie von ausgehandelten Hoteltarifen!
So erzielen grosse Unternehmen gute Firmenraten in Hotels
Wenn Sie ein grösseres Unternehmen sind, ist es in der Regel die Aufgabe Ihres Reisemanagers oder Ihrer Reisemanagerin, die besten Firmenraten mit Hotels auszuhandeln. Diese Person hat einen klaren Überblick über die Reisebedürfnisse und das Budget Ihres Unternehmens. Ferner kennt sie Ihre Kaufkraft – und die ist Verhandlungsbasis Nummer eins.
Wir haben Tipps für Sie gesammelt, wie Sie bessere Zimmerpreise mit Hotels verhandeln können:
- Reisemanagement-Plattform nutzen – Sie können direkt mit einem Geschäftsreiseanbieter wie TravelPerk zusammenarbeiten, um Zugang zu ausgehandelten Preisen in Hotels zu bekommen. Auch wenn für die Dienstleistung des Geschäftsreiseanbieters Kosten anfallen, können Sie am Ende immer noch Geld, Zeit und Nerven sparen.
- Exklusive Hotelkooperation vereinbaren – Wenn Sie sich für ein bestimmtes Hotel oder eine Hotelgruppe entschieden haben, die Ihren Anforderungen an Geschäftsreisen gerecht wird, können Sie vereinbaren, all Ihre Übernachtungen bei diesem Hotel oder dieser Hotelgruppe zu buchen. Durch diese exklusive Hotelkooperation können Sie fantastische Preise und Zusatzleistungen wie vergünstigte Eventangebote erhalten.
- Buchungsvolumen festlegen – Schliessen Sie einen Vertrag für eine festgelegte Anzahl von Übernachtungen ab. Dafür ist jedoch ein sehr klares Verständnis für Ihre Reisebedürfnisse nötig.
Corporate Rates für kleine Unternehmen – 7 Tipps
Firmenraten in Hotels sind nicht ausschliesslich grossen Unternehmen vorbehalten. Vor allem Kleinunternehmen und sogar Einzelunternehmer:innen können von den vergünstigten Zimmerpreisen und anderen Vorteilen profitieren. Gerade für Kleinunternehmen sind Geschäftsreisekosten oft nicht sonderlich leicht zu stemmen, weshalb günstige Zimmerangebote das Budget schonen. So können kleine Unternehmen nebenbei Ihre Reisekosten optimieren.
Auch wenn Kleinunternehmen vielleicht nicht dieselben Buchungsvolumina und damit auch nicht dieselbe Verhandlungsmacht haben wie grössere Unternehmen, gibt es dennoch verschiedene Möglichkeiten, wie Sie günstige Corporate Rates mit Hotels verhandeln können:
1. Reisemanagement-Plattform verwenden
Reisemanagement-Plattformen wie TravelPerk erfüllen auch die Funktion einer Hotelbuchungsplattform. Wie bereits erwähnt, arbeiten Geschäftsreiseanbieter mit einem grossen Netzwerk an Hotels und Hotelgruppen zusammen und können dadurch ausgehandelte Hoteltarife anbieten. Bei TravelPerk können Sie sich ausserdem die Mehrwertsteuer der Übernachtungskosten bequem erstatten lassen und VIP-Geschäftsreisen in Executive Experience Hotels geniessen.
2. Zimmerangebote vergleichen
Nehmen Sie sich die Zeit und vergleichen Sie die verfügbaren Zimmerpreise. Sehen Sie sich mehrere Hotels und Hotelketten an, die Ihren Vorgaben entsprechen, und stellen Sie unverbindliche Anfragen. Auf diese Weise können Sie Preise und Angebote direkt vergleichen.
Gut zu wissen: Bei TravelPerk können Sie bequem nach Hotels zum ausgehandelten TravelPerk-Tarif filtern. Wir verfügen über langjährige Hotelkooperationen und bieten Ihnen Zimmerangebote zu ausgehandelten Preisen.
3. Rabatte für längere Aufenthalte anfragen
Wenn Sie länger als fünf Nächte bleiben, können Sie üblicherweise nach einem Rabatt für längere Aufenthalte fragen. Dieser wird möglicherweise nicht offen auf der Website des Hotels beworben, deshalb ist eine direkte Anfrage beim Hotel sinnvoll. Hotels ziehen häufig längerfristige Buchungen vor, weil sie eine konstante Belegung garantieren – eine gute Verhandlungsbasis. Übrigens: Bei längeren Aufenthalten winken oft Zusatzleistungen wie kostenlose Zimmer-Upgrades oder ein Wäscheservice.
4. Nicht erstattungsfähige Tarife buchen
Firmenkunden, die festgelegte Reisepläne haben, können mit der Buchung von nicht erstattungsfähigen Tarifen Kosten sparen. Diese Tarife sind oft deutlich günstiger als flexible Optionen. In einigen Fällen bieten Hotels hier einen Rabatt von bis zu 25 %. Diese Option eignet sich besonders für Firmen, deren Reisepläne selten kurzfristigen Änderungen unterliegen. Sie sollten jedoch das Risiko einer nicht erstattungsfähigen Buchung gegenüber dem potenziellen Sparvorteil abwägen. So sollten Firmen z. B. prüfen, ob das Hotel trotz des nicht stornierbaren Tarifs in Ausnahmefällen wie Flugannullierungen oder unvorhersehbaren Ereignissen eine gewisse Flexibilität bietet. Diese Informationen können Sie im Vorfeld direkt mit dem Hotel abklären, um spätere Überraschungen zu vermeiden.
5. Unternehmenskreditkarten und Treueprogramme
Viele Kreditkartenanbieter haben Firmen- oder Business-Kreditkarten im Programm. Wenn Sie Ihren Hotelaufenthalt mit einer solchen Karte bezahlen, können Sie bei diesem Hotel Unternehmensrabatte oder Extras wie eine zusätzliche Übernachtung oder ein kostenloses Frühstück erhalten. Unternehmenskreditkarten sind normalerweise zwar mit Kosten verbunden, können sich jedoch bei häufiger Nutzung durchaus rentieren und die Zusatzkosten durch die erhaltenen Boni ausgleichen.
Als Alternative bieten einige Hotels eigene Treueprogramme, bei denen wiederkehrende Geschäftsreisende von Prämien, ermässigten Zimmerpreisen und kostenlosen Aufenthalten profitieren können. Tipp: Auch wenn Sie über TravelPerk buchen, können Sie Treuepunkte sammeln.
6. Nutzen Sie Rabattcodes von Geschäftskunden
Wenn Sie eine Geschäftsreise unternehmen, um sich mit Kund:innen zu treffen, fragen Sie diese vor der Buchung, ob deren Unternehmen eine Hotelkooperation mit einem Hotel vor Ort hat. Möglicherweise hat das Unternehmen Ihrer Kund:innen eine sogenannte Local Company Rate (LCR) mit einem Hotel ausgehandelt, eine Firmenrate für lokale Firmen. Im Idealfall können Sie den Unternehmenscode Ihrer Geschäftskunden verwenden und auf diese Weise einen vergünstigten Zimmerpreis erhalten.
7. Verhandeln Sie Ihre eigene Corporate Rate
Sie können die Sache auch selbst in die Hand nehmen und selbstständig Firmenraten für Ihr Kleinunternehmen aushandeln. Hier finden Sie einige Tipps für den Einstieg:
- Stellen Sie Ihre Anfrage zunächst an das Management oder den Buchungsservice des Hotels.
- Heben Sie hervor, welche Vorteile eine Kooperation zwischen Ihrer Firma und dem Hotel bietet. Legen Sie dar, wie häufig und in welchem Umfang Geschäftsreisen in Ihrem Unternehmen stattfinden.
- Treffen Sie eine Vereinbarung zur Last Room Availabilty (LRA). Diese Klausel stellt sicher, dass Sie auch bei hoher Belegungsrate den vergünstigten Zimmerpreis erhalten. Andernfalls könnte das Hotel die Zimmer mit Unternehmenstarif limitieren und Ihnen bei hoher Auslastung die Buchung zum vergünstigten Preis verweigern.
- Achten Sie auf versteckte Kosten bei den ausgehandelten Tarifen. Lesen Sie die AGB sorgfältig durch und achten Sie auf Aufpreise oder Steuern, um unangenehme Überraschungen bei Ihrer ersten Rechnung zu vermeiden.
- Pflegen Sie einen offenen, freundlichen Kontakt zu Ihrer Ansprechperson im Hotel. Durch eine gute geschäftliche Beziehung ist es wahrscheinlich, dass die Mitarbeitenden sich gern für Sie einsetzen, wenn es nötig ist.
Mit TravelPerk zu den besten Hoteltarifen
Wenn Sie TravelPerk für Ihr Reisemanagement verwenden, erhalten Sie Zugang zu ausgehandelten Preisen, die fast unschlagbar sind. Wir haben für unsere Firmenkunden die besten Hoteltarife ausgehandelt, unter anderem mit den grössten Hotelketten der Welt. Auf Hotelbuchungsplattformen für Privatpersonen werden Sie diese Preise nicht finden. Unsere TravelPerk-Tarife sind nämlich Unternehmen vorbehalten!
Bei uns können Sie zudem die Unternehmenstarife, die Sie mit Ihren Lieblingshotels vereinbart haben, direkt in Ihr TravelPerk-Konto integrieren.
TravelPerk bietet auch einen Service zur Erstattung der Mehrwertsteuer an. So kann Ihr Unternehmen ganz einfach die Mehrwertsteuer für Übernachtungskosten zurückfordern und bis zu 25 % der Ausgaben für Geschäftsreisen einsparen.
