So erstellen Sie ein Eventbudget

Planen Sie ein Unternehmensevent?

Von Teambuilding-Seminaren über Produktlaunchevents bis hin zu Messen oder Vorstandssitzungen – die meisten Unternehmen planen hin und wieder eine Veranstaltung.

Diese Events können eine Vielzahl an Vorteilen haben: Sie können dazu beitragen, Topperformer zu motivieren, Teams für ihre gute Arbeit zu belohnen, Beziehungen zu fördern, an Projekten zu arbeiten oder Kompetenzen auszubauen, um nur einige zu nennen.

Persönliche Treffen und Events können das Fundament bilden, auf dem die Unternehmenskultur gründet. Das gilt auch für Remote- und hybride Teams.

Aber jedes Event kostet Geld. Das Budget muss daher sorgfältig geplant werden. Finanz- und Eventmanager:innen kennen die Herausforderungen, die mit der Erstellung eines Budgets einhergehen.

Bei der Eventplanung werden Sie zahlreichen Kosten begegnen, die alle in Ihrem Budget aufgeführt sein sollten. Die meisten Eventbudgets enthalten die folgenden Kosten:

• Transport und Unterkunft für Teammitglieder, die für das Event anreisen müssen.
  • Reisekosten (Zug, Flugzeug, Bus, Mietwagen, Kraftstoff etc.)
  • Kosten für die Unterkunft (Hotel, Appartement etc.)
• Kosten für die Location
  • Die Fixkosten und die je nach Teilnehmerzahl variierenden Kosten
• Verpflegungskosten
  • Catering-Service (pro Kopf oder Fixkosten)
  • Andere Verpflegungskosten (z. B. Restaurantkosten für anreisende Teilnehmer:innen)
• Aktivitäten und Unterhaltung
  • Gage für Redner:innen, Musiker:innen, Comedians, Moderator:innen etc. 
• Geschenke
  • Geschenke, die die Teilnehmenden beim Event nutzen oder mit nach Hause nehmen
• Kosten für Eventmarketing und Social Media
  • Leihgebühr für Equipment (z. B. Videoausrüstung)
  • Kosten für Foto- bzw. Videografen
  • Promokosten
• Sonstige Kosten wie Genehmigungen, Dekorationen etc.

Die geschätzten Kosten für ein Event können stark variieren und von verschiedenen Faktoren abhängen, darunter die Teilnehmerzahl. Es ist daher unerlässlich, dass Sie die eingeladenen Personen dazu auffordern, bis zu einem bestimmten Termin ab- oder zuzusagen.

Denken Sie daran, dass es in letzter Minute Änderungen oder Notfälle geben kann (Flüge müssen unter Umständen umgebucht oder storniert werden). Solche Fälle treiben die Kosten in die Höhe. Planen Sie daher einen Spielraum ein, damit Sie am Ende Ihr  Budget nicht überschreiten.

Wenn Sie gerade mit der Planung Ihres nächsten Eventbudgets begonnen haben, werfen Sie einen Blick auf unsere kostenlose Vorlage zur Planung eines Eventbudgets. Öffnen Sie das Worksheet einfach in Excel oder Google Sheets und tragen Sie die Daten in die vorgesehenen Felder ein.

Eine Kalkulationstabelle ist ein guter Anfang, um die Kosten für ein Event zu planen. Aber auf lange Sicht sollten Sie eine einfachere Lösung in Erwägung ziehen, um Ihr Eventbudget im Auge zu behalten. Hier kommen Budgetierungssoftware und Event-Apps ins Spiel.

Um die Ausgaben bestmöglich zu verfolgen, sollten Sie diese Liste der 10 besten Managementlösungen zur Ausgabenverfolgung zurate ziehen. Diese Apps und Softwarepakete lassen sich mit unserer Reisebuchungs- und Ausgabenmanagementplattform TravelPerk integrieren.

Mit dem TravelPerk Events Modul können Eventplaner:innen die gesamte Reiseplanung für das Event von Anfang bis Ende und einschliesslich des Budgets verwalten – ganz ohne Spreadsheets oder Budget-Planertools.

Unsere umfangreiche Reportinglösungen liefern Ihnen einen Überblick über wichtige Daten wie Reisekosten, und das in einem übersichtlichen Bericht. Sie sehen auf einen Blick, wer was bucht, welche Transportmittel gebucht werden, Buchungsarten, Stornierungen, erstattungsfähige Mehrwertsteuer und mehr.

Möchten Sie TravelPerk Events ausprobieren? Kontaktieren Sie uns noch heute und vereinbaren Sie eine personalisierte Live-Demo. Alternativ können Sie auch unsere Vorlage zur Planung eines Eventbudgets herunterladen und ausdrucken, um ein Budget für Ihr nächstes Event zu planen.