Reiserichtlinien: Beispiele & Tipps für einen effektiven Leitfaden

Was gehört in eine gute Reiserichtlinie? Wie stelle ich sicher, dass meine Mitarbeiter:innen die Richtlinie nutzen und einhalten? Und was ist bei der Planung und Buchung von Dienstreisen besonders wichtig? Wir haben 5 Best-Practice-Beispiele für eine wertvolle und erfolgreiche Reiserichtlinie für Sie zusammengetragen – damit am Ende alle profitieren: egal, ob Buchende, Reisende, Finanzmanager:innen oder Geschäftsführung. 

Eins schon mal vorab: Moderne Lösungen reduzieren den Zeitaufwand für alle Beteiligten und sind deutlich weniger fehleranfällig als Schriftstücke. Hinzu kommt, dass Ihre Mitarbeiter:innen private Reisen vermutlich auch überwiegend digital buchen – den Umgang mit den dazugehörigen Software-Lösungen sind sie also wahrscheinlich gewohnt. An modernen Technologien führt daher (wahrscheinlich) kein Weg mehr vorbei.

Wichtig: Ziel dieses Beitrags ist es nicht, Ihnen eine vollständige Liste über den Inhalt einer Reiserichtlinie an die Hand zu geben – hierzu können Sie sich unsere Reiserichtlinien-Vorlage ansehen. Vielmehr zeigen wir Ihnen wichtige Bestandteile, mit denen Sie Ihre Richtlinie optimieren können – für eine bessere Umsetzung durch Ihre Angestellten. Die folgenden Best Practices eignen sich für alle Unternehmen, unabhängig von der Grösse, dem Budget oder den individuellen Regeln.

1: Möglichst alle Reisen an einem Ort buchen

Eines Ihrer Hauptanliegen für die Reiserichtlinie sollte es sein, dass alle Mitarbeiter:innen ihre Reisen an einem Ort buchen – idealerweise auf einer Plattform, die den gesamten Buchungsprozess vom Flug über die Unterkunft bis hin zum Mietwagen vor Ort abbildet.

Warum? Damit Sie Ihre Dienstreisen und alle damit verbundenen Aktivitäten konsolidieren können. Hier sind die wichtigsten Vorteile der zentralen Reisebuchung:

• Verfolgen Sie alle Abrechnungen auf einen Blick, um Budget-Entscheidungen zu Bahnfahrten, Flügen oder anderen Verkehrsmitteln zu treffen. Auch Verpflegungskosten, Hotelbuchungen, Trinkgelder sowie andere Reisenebenkosten können Sie so einsehen.
• Taggen Sie Reiseausgaben nach Mitarbeitergruppen (z. B. Aussendienstmitarbeiter:innen), Abteilungen oder Projekten, um zuverlässige Berichte zu erstellen.
• Konsolidieren Sie Ausgaben wie Übernachtungskosten, Flugkosten und Fahrtkosten in einer monatlichen Reisekostenabrechnung.
• Beseitigen Sie zeitaufwendige Kostenerstattungen an Reisende und zahlen Sie direkt als Unternehmen über das gewählte Reisebuchungstool.
• Bleiben Sie im Austausch mit den Reisenden und kennen Sie ihren Aufenthaltsort. So stellen Sie sicher, dass Sie bei Naturkatastrophen oder anderen Notfällen schnell helfen können.
• Verknüpfen Sie sämtliche Buchungsprozesse automatisch mit der Richtlinie.

Schnell stellt sich heraus: Es ist herausfordernd, all diese Punkte einzuhalten, wenn Ihre Geschäftsreise über verschiedene Anbieter gebucht ist. Ohne eine konsolidierte Reiseplattform ist es mühsam, Reisen sowohl vor der Buchung (Genehmigung) als auch danach (Nachverfolgung und Reiseabrechnung) stets im Blick zu behalten. Ein einheitliches Tool stellt hierbei eine enorme Erleichterung dar. 

2: Ihre Reiserichtlinie – zugänglich, verständlich, einfach

Wenn Sie Ihre Richtlinie als vollständige, übersichtliche und vor allem einfach zugängliche Informationsressource einsetzen, finden die Reisenden darin alles, was sie brauchen: von grundsätzlichen Regeln bis hin zu wichtigen Hinweisen. 

Diese Auskünfte sollten leicht auffindbar sein:

• Ihre genehmigte Geschäftsreise-Buchungsplattform
• Wo und wie der Support erreichbar ist
• Anbieter und Informationen zur Reiseversicherung
• Verhaltensregeln für Notfälle 
• Anbieter der Fürsorgepflicht (falls vorhanden)
• Welche Ausgaben erstattungsfähig sind und welche nicht (z. B. Übernachtungen, Flugreisen, Bahnreisen, Parkgebühren, Mietfahrzeug, öffentliche Verkehrsmittel etc.)
• Informationen zu Reisekostenabrechnungen und Erstattungen

Die Regeln zum Buchungsvorgang sind Teil Ihrer automatisierten Reiserichtlinie. Zwar sollten diese trotzdem einen Platz im Richtliniendokument finden, allerdings ist dies kein Ersatz für die Integration der Reiserichtlinien in Ihre Buchungsplattform. Nur so lassen sich Buchungen ausserhalb der Richtlinie auch wirklich effektiv vermeiden – mehr dazu im Folgenden. 

3: Reiserichtlinien automatisieren

50 % der Reisenden geben zu, dass sie die Reiserichtlinien nicht immer einhalten, und 60 % sagen, dass sie weder den Zweck noch die Vorteile der Reiserichtlinien verstehen. Eine reine Auflistung der Regeln in den Richtlinien ist daher oft wenig hilfreich. Was können Sie alternativ tun?

Um den Automatisierungstipp zu befolgen, müssen Sie nicht unbedingt mehr Regeln und strikte Freigabeprozesse einführen – das funktioniert nicht immer. Das Richtliniendokument ist nicht makellos, sondern eben nur ein Dokument.

Stattdessen sollten Sie darauf achten, dass Ihre Reiserichtlinien den Buchungsvorgang bestimmen. Dafür müssen sie in Ihr Reisebuchungstool eingebettet sein. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Reisende, die etwas ausserhalb der Richtlinien buchen möchten, dies nicht ohne die Genehmigung des/der zuständigen Vorgesetzten tun können. Der/die Vorgesetzte erhält eine Benachrichtigung von der Buchungsplattform und kann die Reise genehmigen oder ablehnen. Ausserdem kann er/sie die Buchung bei Bedarf vervollständigen oder anpassen. Erst dann kann die Buchung abgeschlossen werden. 

4: Nutzen Sie ein Buchungstool für Geschäftsreisen, das Reisende mögen

Automatisierte Reiserichtlinien haben viele Vorteile. Sie stehen auf Reisen rund um die Uhr zur Verfügung. Dadurch brauchen Sie Ihre Mitarbeiter:innen nicht mehr darauf hinweisen, wenn sie zu viel Geld auf der Reise ausgeben. Doch auch diese Richtlinien können Schwächen haben. Wenn Reisende die erlaubte Buchungsplattform ungern nutzen oder das Gefühl haben, dass es keine passenden Reiseangebote gibt, wirkt sich das negativ auf die Compliance aus.

In 35 % der Fälle, in denen Reisende ausserhalb des genehmigten Tools buchen, liegt das an der Suche nach besseren Angeboten.

Wählen Sie daher eine Plattform, die nicht nur ein ansprechendes Inventar und gute Preise bietet, sondern auch eine einfache Benutzeroberfläche und ein gutes Nutzererlebnis für Ihre Reisenden. Wenn Sie Änderungen bzgl. der Buchungstechnologie vornehmen, sollten Sie diese zuerst testen. Starten Sie bspw. ein Roll-out mit 5 bis 10 % Ihrer Reisenden und bitten Sie sie um Feedback. Denn wenn Ihre Mitarbeiter:innen das von Ihnen gewählte Reisemanagement-System ungern nutzen, werden Sie früher oder später woanders buchen. Dadurch können Sie die Reiseausgaben schwieriger kontrollieren als über eine automatisierte Richtlinie.

5: Geschäftsreisen? Selbst buchen! 

Geben Sie die Buchung von Geschäftsreisen in die Hand der Reisenden. Schliesslich wissen sie selbst am besten, welche Wünsche sie haben und was ihnen wichtig ist. Wenn Sie Ihre Reiserichtlinien innerhalb Ihres Buchungstools integrieren, müssen Sie sich auch bei Selbstbuchungen keine Gedanken um zu hohe Kosten machen. Diese Lösung bildet also eine Win-Win-Situation:

• Reisende können schneller selbst richtliniengerecht buchen und sind aktiv am Buchungsprozess beteiligt.
• Administrator:innen müssen nicht alle Reisebuchungsanfragen abwickeln, sondern können auf die Buchungsplattform verweisen und ggf. Hilfe anbieten.

Wie immer gilt aber auch bei der Geschäftsreisebuchung: Ausnahmen bestätigen die Regel. Inwieweit sich eine Selbstbuchung überhaupt anbietet, hängt letztlich auch von den Gegebenheiten im Unternehmen ab. So ist die Arbeit mit automatisierten Richtlinien und einem zentralen Tool nicht für jede Firma die optimale Lösung: Vielleicht gibt es Abteilungen, deren Geschäftsreisen unter besonderen Umständen erfolgen müssen, oder ein Grossteil der Belegschaft reist so selten dienstlich, dass die Einarbeitung in das entsprechende Tool mehr Zeit in Anspruch nehmen würde als eine Buchung durch eine andere Person. 

In solchen Fällen helfen kleine Ziele. Nehmen Sie sich bspw. vor, so vielen Reisenden wie möglich eine Selbstbuchung zu ermöglichen, oder beziehen Sie die Kolleg:innen in einzelne Schritte der Reiseplanung mit ein – sei es die gewünschte Reisestrecke, der Flug oder das Reisemittel, die Unterkunft oder auch ein bevorzugter Zwischenstopp.

Alternativ können Sie auch für jede Reise eine Genehmigung einholen – unabhängig von der Richtlinie. Dadurch können die Reisenden ihre Dienstreise selbst planen und die ausgewählten Optionen sichern, während ein/e Administrator:in die Buchung im Nachgang mit den gespeicherten Optionen abschliesst. Auf diese Weise sparen Sie Verwaltungszeit und bewilligen den Reisenden die gewünschte Dienstreise.